Fellesnemnda for nye Molde kommune har gjennomført et prøveprosjekt med oppgaveutvalg i prosjektperioden og gjort vedtak om å benytte denne metoden for samskaping med innbyggerne i ny kommune.

1. Formål og hovedprinsipper

Formålet med oppgaveutvalgene er å styrke samarbeidet mellom lokalpolitikerne og innbyggerne, og sikre optimale vilkår for innovativ og ressurseffektiv utvikling.

Oppgaveutvalg er midlertidige, rådgivende og tematisk avgrensede utvalg. De skiller seg fra de eksisterende faste utvalgene ved at de også har med innbyggere, og at de har til formål å samskape løsninger på spesifikke politikkområder, problemer og utfordringer, som er definert og avgrenset, i et mandat vedtatt av kommunestyret.

Oppgaveutvalgene er ikke å anse som politiske utvalg etter kommuneloven, men som en metode for medvirkning.

Oppgaveutvalgene skal søke en arbeidsform som er spørrende, preget av åpenhet og som bidrar til meroffentlighet. Med hjemmel og begrunnelse som gitt i offentlighetsloven kan oppgaveutvalgene vedta å lukke møtene og unnta utvalgets interne arbeidsdokument fra innsyn.

Oppgaveutvalgene skal søke en balansert kjønnsmessig representasjon, tilsvarende kommunelovens bestemmelser. Det innebærer at hvert kjønn som hovedregel skal være representert med minst 40%.
 

2. Ansvar og roller

Kommunestyret oppretter oppgaveutvalgene og vedtar oppgaveutvalgenes mandat, og velger de folkevalgte medlemmene til oppgaveutvalget. Valgkomiteen innstiller til kommunestyret de folkevalgte medlemmene av utvalget, samt hvem av disse som skal være leder og nesteleder.

De faste hovedutvalgene som det enkelte oppgaveutvalg knyttes opp mot, gir innspill til mandatet.
 

3. Politikernes rolle

Politikerne som velges inn i oppgaveutvalgene velger de andre medlemmene (innbyggere/andre) etter gjennomført annonsering og vurdering fra administrasjonen, jf. de kompetanseprofiler/kriterier kommunestyret har satt for medlemmer til utvalget.

Politikerne i oppgaveutvalget bør ha særskilt interesse av oppgaveutvalgets tema. De deltar på lik linje med innbyggere/andre om å utforme forslag til politikk for tema/området. Politikerne i oppgaveutvalget skal være faste medlemmer av kommunestyret.

En av politikerne leder utvalget. Leder av oppgaveutvalget har ansvar for at oppgaveutvalget leverer i henhold til oppgaveutvalgets mandat.
 

4. Innbyggernes rolle

Innbyggerne i utvalget representerer kun seg selv, ikke lag/forening eller lignende. Innbyggerrepresentantene i utvalget er likestilte med politikerne i utvalget.
 

5. Administrasjonens rolle

Administrasjonen skal:

• Utforme forslag til mandat etter dialog med det aktuelle hovedutvalget.
• Bistå med søknadsprosessen for å skaffe/finne kandidater
• Bistå oppgaveutvalget med møteinnkallelser, utsendelse av dagsorden og referat, informasjon på kommunens hjemmesider, rigge møtested
• Bistå leder med å planlegge og tilrettelegge oppgaveutvalgets møter, samt bidra med fagkunnskap og kompetanse ved å holde innlegg, forberede notater og utredninger
   

6. Mandat

Mandatet beskriver oppgaveutvalgets oppdrag og skal inneholde bakgrunn og formål, oppgaveutvalgets oppgaver, sammensetning av oppgaveutvalget (kompetanseprofil for medlemmer), oppgaveutvalgets arbeidsform, tidsplan og økonomi.
 

7. Sammensetning av oppgaveutvalget

Oppgaveutvalget kan ha inntil 15 medlemmer; da med fordelingen 5 politisk valgte representanter og 10 innbyggere/andre relevante. Det skal ikke oppnevnes vara til oppgaveutvalg.

De 10 andre medlemmene til oppgaveutvalget rekrutteres gjennom annonsering ut fra kompetansekriteriene i mandatet. Personer søker ved å fylle ut skjema som er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Søkere kan bli valgt til å delta i oppgaveutvalget eller de kan inviteres til å medvirke underveis i prosessen, gjennom å delta i aktiviteter som oppgaveutvalget legger opp til for å få innspill til arbeidet.
 

8. Arbeidsform

Oppgaveutvalget bestemmer selv arbeidsform, utover det som er beskrevet i det enkelte mandat.

Oppgaveutvalget kan involvere innbyggere/andre aktører med interesse og/eller kompetanse for oppgaveutvalgets tema gjennom for eksempel å nedsette referansegrupper, arbeidsgrupper, holde åpne møter, gjennomføre workshops, undersøkelser eller annet.

Det er viktig å begrense møtefrekvensen og tilstrebe faste møtetider i arbeidet.
 

9. Leveranse

Oppgaveutvalget kan selv velge hvordan de vil presentere sitt materiale til kommunestyret. Hovedinnholdet skal leveres som en skriftlig rapport, for å sikre god forståelse av innspillet fra oppgaveutvalget.
 

10. Økonomi

Kommunestyret vedtar de overordnede økonomiske rammene for arbeidet med oppgaveutvalgene i årsbudsjettet. Kommunestyret avsetter som hovedregel ressurser i mandatet til det enkelte utvalg.

Folkevalgte medlemmer gis ikke ekstra godtgjørelse for deltagelse i oppgaveutvalg.

Innbyggere gis ikke godtgjørelse. 

Vedtatt av kommunestyret i møte 14. november 2019, sak 11/19.